Requisiciones de compras
REQUISICIÓN DE COMPRA (Adquisición al Extranjero AE)
La Adquisición al Extranjero es la operación por medio de la cual, tanto la Dirección de Comercio Exterior (DCE) de la Dirección General de Proveeduría, así como las entidades y dependencias universitarias, gestionan la adquisición de mercancías, con proveedores extranjeros, de acuerdo a los montos de actuación vigentes, emitidos por la Secretaría Administrativa de la Institución, al inicio de cada ejercicio; el proveedor y los bienes o insumos, son elegidos por el usuario. La DCE tramita las autorizaciones necesarias para la importación ante el Gobierno Federal y realiza la logística, despacho aduanero y entrega a la dependencia solicitante las mercancías adquiridas; a través del Sistema Integral de Compras (SIC), se gestiona ante la dependencia centralizadora correspondiente, el Folio de Inventario SICOP-AR y la cuenta por pagar.
Consideraciones:
1.- Capturar la Requisición de Compra al Extranjero (AE) en el Sistema Integral de Compras(SIC), el sistema determina si se realiza directamente por la Dependencia o por la DGPR, considerando los montos de actuación vigentes, establecida en la Circular emitida por la Secretaría Administrativa de la Institución, relativa a las disposiciones aplicables para los procedimientos de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles, así como las contrataciones de servicios de cualquier naturaleza, excepto los relacionados con la obra, durante cada ejercicio.
1.1 MONTO MÍNIMO
1.2 DATOS INDISPENSABLES Y OBLIGATORIOS
Número de la Clave presupuestal de la Dependencia (SIC).
Proyecto: Nombre, Numero, Responsable del Proyecto
Nombre completo de la persona encargada de las compras en la dependencia solicitante, con teléfonos, fax y correo electrónico.
Captura idéntica a la cotización de referencia, indicando características, especificaciones técnicas, números de catálogo, etc. Así como su traducción al español en el campo correspondiente.
1.3 COTIZACIÓN FORMAL Y VIGENTE
Anexar cotización vigente y formal del proveedor en formato PDF que incluya fecha de emisión, nombre del proveedor, forma de pago y plazo de entrega, divisa, identificación fiscal del proveedor (Tax ID, en USA; VAT en Europa y Asia, RUT en América Latina); detalle de las mercancías tales como, unidad de presentación: frasco, pieza, juego, equipo, etc. números de catálogo, marca, modelo, descripción pormenorizada, precio unitario, precio total, accesorios, etc. Que permitan determinar el artículo que se está comprando, gastos adicionales a la mercancía, tales como expedición de documentos, empaques especiales, certificados de origen, maniobras, garantías que ofrece: soporte, capacitación, instalación, etc.
Detallar:
TIPO DE BIENES POR PARTIDA, ESPECIFICANDO:
Origen de los bienes: sintético, animal, vegetal o humano, uso específico y si será usado en humanos, reactivos, anticuerpos (congelados, refrigerados, temperatura ambiente), químicos, sustancias tóxicas y peligrosas, etc. Material (plástico, vidrio, cartón, aluminio, acero, etc.). En caso de “KIT” deberá usarse el término en español “JUEGO”, y especificarse de qué se compone cada una de sus partes (qué es y para qué sirve), equipos, accesorios (en el caso de partes o accesorios para equipo, indicar cuál es la función específica dentro del equipo y el nombre del mismo), peso y volumen ya empacado.
1.4 DATOS DEL PROVEEDOR EXTRANJERO
Nombre y dirección completa, teléfono, Tax ID, página web, correo electrónico, nombre del contacto, nombre completo del representante en México, en su caso; con teléfono y correo electrónico.
1.5 DATOS BANCARIOS DEL PROVEEDOR
Incluir documento en formato PDF expedido por el proveedor dando a conocer sus datos bancarios para la transferencia electrónica del pago, tales como: nombre y dirección del banco, número de cuenta, dirección completa del banco, nombre y dirección completa del beneficiario clave ABA, SWIFT o IBAN.
1.6 ORIGEN DE LOS RECURSOS
Proporcionar los códigos programáticos de donde se separarán los recursos para la creación de la cuenta por pagar, PAPIIT, CONAHCYT (el pago correspondiente será realizado por la dependencia solicitante), Recursos Presupuestales, en el caso de utilizar Ingresos Extraordinarios, agregar el 25% del monto total de los bienes (para cubrir los gastos y derechos de importación como se informa en la Circular DGPR/010/2012). Será válido usar diferentes recursos.
1.7 FIRMAS
La solicitud deberá estar firmada electrónicamente y se dará por recibida en la DCE una vez que acredite la validación previa por parte del área de atención a dependencias. Al usar fondos concurrentes, deberá firmar el Titular de la dependencia.
2. DOCUMENTACIÓN SOPORTE EN EL APARTADO DE ANEXOS
Captura de la AE en el SIC, cotización formal y vigente del proveedor, datos bancarios y demás documentos soporte, no es necesario anexar documentos internos de la dependencia, tales como oficios, solicitud interna de compra, etc.
2.1 CATÁLOGOS DE LOS BIENES (en formato PDF).
2.2 EQUIPOS
Registro del SICOP para bienes inventariables (AR) SIC.
2.3 MONTOS DE ACTUACIÓN
Agregar en el sistema la documentación soporte de acuerdo a los montos establecidos por el H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la UNAM, en la circular que emite cada ejercicio. Tales como: Cuadro Comparativo, Justificación por excepción de acuerdo a los puntos 4.5 y 4.6 de la NAAS o autorización del H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la UNAM.
En su caso, las dependencias que cuenten con Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, anexar en el SIC la autorización y el soporte de la misma.
2.4 PROTOCOLO PARA QUÍMICOS, REACTIVOS, MEDICAMENTOS, ANIMALES VIVOS Y EQUIPO, MATERIAL E INSTRUMENTAL MÉDICO.
PROCESO DE ADQUISICIÓN:
Una vez que se encuentre completa la captura y sea validada por la DCE, se procedera a la clasificación de la mercancía por fracción arancelaria; en la DCE se iniciara el proceso de formalización, pago, logística, despacho aduanero, culminando con la entrega a entera satisfacción en la dependencia solicitante, cuando el monto sea copetencia de la DGPR, o en su caso la dependencia solicitante realizara el proceso.
La información aquí descrita no es limitativa, se puede solicitar información adicional o permisos durante cualquier etapa del proceso de revisión, clasificación, adquisición e importación.
