Cuando el procedimiento de adjudicación se refiere a la contratación de un servicio o arrendamiento de un equipo, la Dirección de Adquisiciones, una vez que ha dado el fallo correspondiente, inmediatamente envía toda la documentación necesaria a la dependencia solicitante para que elabore el contrato de prestación de servicios o arrendamiento e inicie el trámite de validación correspondiente ante la Oficina del Abogado General. Es importante que la dependencia solicitante considere que la formalización de dicho documento se deberá dar dentro de los siguientes quince días naturales a la fecha del fallo, debiendo considerar para tal efecto lo señalado en el numeral 5.3 de la NAAS.

Es importante resaltar que, en virtud de que la Dirección General de Proveeduría es quien realiza el procedimiento de adjudicación, es de carácter obligatorio que la dependencia solicitante envíe la documentación de seguimiento de cada contrato, como son el contrato firmado por las partes, copia de la fianza de cumplimiento, copia de las fianzas de anticipos en caso de que proceda, así como los comprobantes de los pagos efectuados y sanciones registradas.